5 solutii pentru depozitarea eficienta a documentelor

Afla, din randurile de mai jos, care sunt aceste solutii si cum te pot ajuta sa fii mai eficient, pe termen lung!

Pastreaza toate documentele intr-un singur loc

Un prim pas in depozitarea eficienta a documentelor tine de pastrarea tuturor documentelor intr-un singur loc. Astfel, indiferent daca folosesti biroul, un sertar sau caiete mecanice, ideale pentru a tine in siguranta actele, vei sti intotdeauna unde sa le gasesti. In cazul in care tii documentele impartite atat in dormitor, cat si in living sau in birou, amestecate cu alte carti sau reviste, in momentul in care vei avea nevoie urgent de un contract, va trebui sa il cauti prin toate locurile din casa. Ia-ti timpul necesar pentru a organiza cu succes un spatiu in care sa tii documentele, care te va ajuta sa economisesti mult timp atunci cand ai nevoie de un document, fara sa te intrebi daca il mai ai sau nu.

La nevoie, imparte intotdeauna documentele pe categorii

O alta idee utila de organizare a documentelor tine de impartirea documentelor pe categorii. Te poti bucura de acest proces, luand la rand toate hartiile din casa, pe care sa le sortezi in functie de scop, provenienta sau de cat de des vei avea nevoie de ele. Poti folosi mai multe caiete mecanice, unde vei depozita documentele - daca intr-unul vei pune actele personale si contractele, intr-un alt caiet mecanic poti pastra toate diplomele si atestatele pe care le-ai obtinut pana in prezent. Poti folosi biletele de tip post-it, pe care sa le lipesti pe fiecare dosar, astfel incat sa vezi cu usurinta categoria din care face parte fiecare act, atunci cand ai nevoie de el. Personalizeaza aceste categorii in functie de culori, de importanta actelor sau de cum iti este la indemana, cel mai important este sa existe o organizare.

Citeste si:

Procesul de aplicare pentru un credit ipotecar: 3 pași de urmat și...

Apeleaza la trierea documentelor

Atunci cand te ocupi de organizarea si depozitarea documentelor, trebuie sa fii constient de faptul ca nu toate hartiile pe care le pastrezi sunt utile. De pilda, atunci cand faci curatenie, poti renunta la cataloagele groase care contin specificatiile unui produs. Poti pastra paginile in limba romana sau o alta limba straina pe care o cunosti, in timp ce restul hartiilor le poti arunca la cosul de gunoi. Chiar si un astfel de gest te poate ajuta sa economisesti spatiu si sa triezi documentele, in functie de necesitati.

Acorda o atentie deosebita documentelor importante

Daca un manual de instructiuni poate fi usor de gasit pe internet, nu poti spune acelasi lucru si despre chitante sau dovezi de plata. Din acest motiv, este recomandat sa acorzi o atentie deosebita pastrarii documentelor importante, pentru a evita problemele. Pastreaza intr-un dosar separat tot ceea ce tine de declaratii, serii, formulare sau chitante, a caror prezenta te poate scuti de cozi interminabile la institutii sau de amenzi usturatoare.

Citeste si:

5 alternative mai sănătoase la alimente pe care le consumi zilnic

Nu uita de curatenia periodica!

Daca toate solutiile de mai sus au fost luate in calcul, nu omite nici importanta unei curatenii periodice in documente. In acest fel, vei reusi sa scapi de foi inutile, garantii expirate ale produselor, sau foi ale caror litere nu mai sunt lizibile. Daca timpul nu iti permite sa te ocupi de o curatenie periodica, foloseste o punga in care sa colectezi astfel de hartii deloc necesare, pe care sa o arunci atunci cand faci o noua curatenie generala in acte sau carti. Arunca tot ceea ce nu iti este de folos, pentru ca biroul tau sa arate bine si sa te bucuri de mai mult spatiu de depozitare pentru obiectele preferate.

Chiar daca uneori ai impresia ca documentele mai mult te incurca, ai intotdeauna nevoie de ele, motiv pentru care este important sa le gasesti rapid, de fiecare data cand ai nevoie. Tine intotdeauna actele si documentele personale la loc sigur si imparte-le pe categorii, pentru a te bucura de beneficiile organizarii.

Citeste si:

Cum poți crește coeziunea dintre angajați pe termen lung – 4...

Despre autor:

Clara Vacaru

Clara Văcaru a revenit in echipa 9am in anul 2022, după o pauză de doi ani. Pasionată de știri de când se știe, a terminat Facultatea de Jurnalism și lucrează în presă de peste 10 ani.
Crede cu tărie că “informația este putere” și visează ca, în viitor, să aibă o afacere în domeniul educației.

Mai multe