Managementul timpului – 4 metode care îți pot salva până la 50% din timpul de lucru

Folosește aplicații dedicate managementului timpului

Pe măsură ce programul nostru devine tot mai încărcat, avem și mai multe task-uri de bifat, dar parcă din ce în ce mai puțin timp. Pentru a organiza lucrurile cât mai eficient, fără să aduni tot felul de post-it-uri colorate lipite pe birou sau foi pe care le poți pierde ușor, poți apela cu încredere la aplicațiile speciale. Google Keep, Focus Booster, MyLifeOrganized, Evernote, RescueTime sunt doar câteva dintre aplicațiile care îți pot veni în ajutor.

Salvează timp prin plățile online

Plățile online ne scutesc de câteva drumuri în plus, motiv pentru care sunt un instrument eficient mai ales atunci când suntem în criză de timp. În momentul de față există nenumărate produse și servicii pe care le putem achita fără să mai fie nevoie să ne deplasăm la sediul firmei. Chiar și asigurările RCA, cele de locuință, călătorie și răspundere civilă profesională pot fi plătite online. De exemplu, dacă ai de încheiat o asigurare de calatorie pentru tine, pentru angajații tăi sau pentru persoanele apropiate, există companii care îți permit să obții online oferte comparative, iar polițele pot fi plătite cu card bancar. Avantajul este că prin plata online a asigurării obții imediat tarifele Travel Online, plata este securizată, deci nu există niciun fel de risc, iar livrarea polițelor se face instantaneu prin e-mail, fără să fie nevoie să investești timp deplasându-te la sediul agenției.

Începe ziua cu un plan

Existența unui plan te motivează să te ții de el și să îți concentrezi atenția pe îndeplinirea lui. Pe parcursul zilei putem pierde mult timp cu activități care ne distrag atenția și care nu produc multe rezultate - timpul petrecut în social media, pe rețelele sociale. Atunci când ți-ai stabilit de la începutul zilei care sunt prioritățile, energia ta va fi direcționată către îndeplinirea lor. De aceea, dimineața, înainte să începi orice altă activitate, dă-ți 5-10 minute în care să notezi într-o agendă trei lucruri pe care le ai de făcut în acea zi. Chiar dacă ai mai multe task-uri de stabilit, începe cu primele trei. Stabilește apoi și o oră ideală până la care vrei să bifezi acele trei obiective. Pe măsură ce le realizezi, poți nota altele noi. În felul acesta nu te vei simți copleșit sau depășit de multele task-uri și vei observa și dacă timpul estimat este cel real sau trebuie ajustat.

Citeste si:

(P) Cum îți încurajezi copilul să petreacă timp în aer liber?

Monitorizează timpul dedicat fiecărei activități

Odată ce ți-ai stabilit prioritățile și ai setat un timp în care vrei să îndeplinești acele task-uri, poți vedea exact dacă orele estimate de tine au fost realiste sau nu. Desigur că sunt fericite cazurile în care realizezi o activitate într-un timp mult mai scurt decât cel propus. În situația aceasta este bine să observi care au fost factorii care te-au ajutat să fii mai productiv (nu ai fost întrerupt de ceilalți colegi, ai lucrat în liniște) și dacă îi poți aplica și în alte situații. În cazul în care task-ul a fost rezolvat în mult mai mult timp decât cel preconizat, este bine să observi sincer pe ce anume ai pierdut cele mai multe ore și dacă acești factori țin doar de tine și pot fi modificați (de exemplu, notificările din e-mail, social media, care ne distrag atenția și ne întrerup și care pot fi dezactivate atunci când avem ceva urgent de făcut) sau sunt factori care țin de ceilalți (un client care răspunde greu la e-mailuri, un raport trebuie validat de mai multe persoane). Desigur că atenția trebuie acordată factorilor pe care îi putem modifica rapid și asupra cărora avem 100% control.

Citeste si:

Care era, de fapt, planul lui Daniel Balaciu. Dana Roba a povestit...

Aplicând acești pași nu doar că îți vei crește nivelul de productivitate, ci vei stabili și care sunt prioritățile tale și care sunt sarcinile inutile de care te poți lipsi.

Despre autor:

Redactia 9am

Mai multe