Reguli pentru mailurile de Craciun

Se apropie Craciunul si multi dintre noi vom alege sa trimitem felicitari electronice. Fie ca sunt desene cu brazi si oameni de zapada sau pur si simplu urari scrise, fie ca sunt trimise colegilor, prietenilor ori partenerilor de afaceri, felicitarile virtuale vor invada in aceasta perioada spatiul electronic. Totusi, ca si in corespondenta traditionala, si cea electronica trebuie sa respecte o suita de reguli. Echipa AXIGEN s-a gandit sa va puna la dispozitie un mini-ghid de sarbatori despre ce sa trimiteti si ce nu prin email.

Daca e sa explicam pe larg ce reprezinta termenul "netiquette", adica asa numitele reguli de eticheta in spatiul virtual, putem vorbi de o colectie de sfaturi utile tuturor celor care la un moment dat vor trimite un email ori vor scrie pe un forum, o lista de discutii sau un blog. O explicatie scurta, insa, ar suna cam asa: respecta-te pe tine insuti si pe cel cu care vei comunica!

Comunicarea pe email a devenit in ziua de azi o obisnuinta (pentru unii chiar o banalitate), o modalitate facila de a trimite si primi informatii de la cei aflati la o mai mica sau mai mare distanta. Inainte insa de a trimite un mesaj electronic, ti-ai pus vreodata problema ca, pe langa continutul efectiv al acestuia, mai exista si niste aspecte invizibile, care comunica o multime de informatii legate de imaginea pe care o ai despre propria persoana si despre cel caruia ii scrii?

Sfaturile care urmeaza nu sunt nici pe departe exhaustive si nici obligatoriu de urmat, dar se pot dovedi utile si merita cel putin sa fie citite pentru a intelege mai clar cum se poate comunica eficient cu ajutorul email-ului, atat in sfera de afaceri, cat si in ceea ce priveste corespondenta personala.

Ce e bine sa faci:

Verifica cu grija adresa de e-mail a celui caruia doresti sa ii scrii. In majoritatea cazurilor, o singura litera gresita va face ca mesajul tau fie sa ajunga la un alt destinatar (cunoscut sau nu), fie sa iti fie returnat, ceea ce inseamna timp pierdut in van.

Alege un subiect cat mai expresiv pentru a ilustra mesajul. Un titlu prea general (sau complet irelevant pentru continutul mesajului) nu va atrage atentia destinatarului, care poate deschide mesajul tau peste doua ore, socotindu-l neimportant.

Fii scurt si la obiect. Ca si in cazul unei conversatii telefonice, e bine sa te rezumi la a comunica exact ceea ce ai de spus. Un mesaj stufos cat o carte de telefon nu iti va aduce niciun premiu de literatura. Va reusi insa sa il plictiseasca pe destinatar suficient de mult incat acesta sa citeasca mesajul fara a se concentra pe aspecte pe care tu le considerai importante, sau mai rau, il va determina sa se opreasca din citit undeva pe la jumatate.

Verifica intotdeauna continutul mesajului inainte de a-l trimite. O minima verificare a ortografiei nu strica. Recitind mesajul vei putea observa eventuale neclaritati de exprimare, vei putea face completari sau chiar iti vor veni idei noi.

Include o semnatura electronica la sfarsitul mesajului. E un sfat util mai ales in cazul corespondentei de afaceri. Adaugand acea semnatura ii vei oferi destinatarului o modalitate rapida si facila de a sti cine esti, unde lucrezi si cum te poate contacta. Evita totusi semnaturi pompoase, de mai mult de 5-6 randuri, in care cu mandrie mentionezi anul si luna in care ti-ai obtinut doctoratul la Facultatea de la Sorbona. Un pic de modestie n-a facut rau nimanui, niciodata!

Verifica marimea fisierelor atasate unui mesaj inainte de a-l expedia. Gandeste-te intai ca destinatarul poate avea stabilita o limita a casutei electronice. Gandeste-te ca poate are o conexiune mai lenta la Internet. Ia in considerare ca uneori poate fi mai util sa apelezi la optiuni de genul file transfer, la arhivarea respectivelor fisiere, la impartirea lor in fisiere mai mici, sau chiar la copierea pe un CD.

Despre autor:

Redactia 9am

Mai multe