5 moduri de a gestiona corect banii din firmă și de a evita greșelile contabile

Cum poți menține o evidență clară a banilor care intră și ies din firmă fără să petreci ore în șir printre hârtii? Totul ține de organizare, de înțelegerea regulilor de bază privind casieria și de utilizarea unor șabloane corecte pentru fiecare tranzacție. Descoperă în continuare ce să faci.

1.Asigură-te că există acte justificative pentru fiecare ieșire de cash

Orice sumă de bani care părăsește casieria unității trebuie să aibă la bază un document legal care să explice destinația fondurilor respective, indiferent că vorbim despre avansuri de deplasare sau achiziții urgente.

Atunci când ai nevoie să eliberezi sume din casă în lipsa unei facturi fiscale imediate, asigură-te că ai completată o dispozitie de plata. Completarea corectă a documentelor tipizate îți asigură acoperirea legală în fața inspectorilor ANAF și oferă contabilului firmei o imagine exactă a destinației fiecărui leu cheltuit.

2.Stabilește plafoane zilnice stricte pentru plățile în numerar

Legislația din România impune limite clare cu privire la sumele pe care o companie le poate plăti în cash în fiecare zi către alte persoane juridice sau fizice. Pentru a nu risca amenzi uriașe, instruiește-ți angajații cu privire la aceste praguri și interzice fragmentarea plăților pentru a fenta sistemul. Înainte de a trimite un subordonat să cumpere materiale de birotică sau consumabile, verifică registrul de casă și asigură-te că tranzacția se încadrează în normele actuale. Dacă suma depășește limita legală, folosește exclusiv ordinul de plată bancar sau cardul de firmă.

3.Implementează verificarea zilnică a registrului de casă

Nu lăsa controlul banilor gheață doar pe umerii contabilului la sfârșitul lunii, deoarece corectarea erorilor vechi este mult mai dificilă. Alocă zece minute la finalul fiecărui program de lucru pentru a confrunta soldul scriptic din calculator cu banii fizici existenți în sertar. Această rutină simplă te ajută să depistezi imediat resturile date greșit, documentele uitate în dosare sau încasările care nu au fost operate în sistem. Transparența totală încasare-plată elimină suspiciunile și menține o disciplină financiară excelentă în rândul echipei tale.

Citeste si:

Cele mai frecvente greșeli care strică un machiaj impecabil

4.Separă total banii personali de fondurile companiei

O greșeală clasică întâlnită în rândul administratorilor de firme este utilizarea banilor din încasările zilnice pentru cumpărături personale, sub pretextul că profitul le aparține. Din punct de vedere juridic și fiscal, banii societății nu sunt banii tăi până când nu sunt retrași legal sub formă de dividende sau salarii.

Evită să împrumuți firma din buzunarul propriu fără contracte scrise și nu folosi cash-ul de la vânzări pentru cheltuieli care nu au legătură cu activitatea economică a businessului, altfel riști reîncadrări fiscale dureroase.

5.Digitalizează arhivarea documentelor pentru a reduce birocrația

Mapele pline cu chitanțe, facturi și foi de vărsământ ocupă spațiu și se pot degrada ușor, iar găsirea unui document din urmă cu doi ani devine un calvar în timpul unui control inopinat. Scanează fiecare act justificativ imediat după emitere și salvează-l într-un folder securizat în cloud, organizat pe luni și categorii de cheltuieli.

Citeste si:

Cum să îți protejezi laptopul: 5 greșeli de evitat

O arhivă digitală bine pusă la punct îți permite să transmiți informațiile rapid către contabilitate și reduce timpul pierdut cu sortarea hârtiilor, oferindu-ți mai multă libertate pentru dezvoltarea afacerii.

Despre autor:

Redactia 9AM

Mai multe