Cum să protejezi documentele notariale în timpul transportului? 3 sfaturi esențiale

1. Alege o firmă de transport specializată sau cu experiență în livrări sensibile!

Când trimiți documente notariale – fie că e vorba de acte de proprietate, un testament sau un contract foarte important – nu vrei să le pui pe mâna oricui. Alege servicii de livrare pentru afaceri care a mai lucrat cu acte sensibile și care știe cât de valoroase sunt (nu doar pe hârtie!). Nu e vorba doar de a livra, ci de a livra cu grijă.

Un semn clar că ești pe mâini bune? Firma oferă livrare cu semnătură la primire. Asta înseamnă că documentele nu ajung „undeva, la cineva”, ci fix la cine trebuie, cu dovadă că au fost preluate în siguranță. Dacă primești și un „proof of delivery” pe e-mail, e și mai bine – ai liniște și dovada că totul s-a desfășurat cum trebuie.

Și încă un mic truc: aruncă un ochi pe recenziile firmei înainte să alegi. Uite-te după comentarii legate de seriozitate, manipularea coletelor, eventuale pierderi (sperăm că nu!) și cum au fost gestionate. O firmă care își asumă greșelile și are o politică clară de despăgubire e de pus în topul listei, mai ales în cazul transportului documentelor notariale.

2. Solicită ambalare profesională și etichetare corespunzătoare!

Nu trimite acte importante în plicuri subțiri, care se îndoaie mai ușor decât o foaie de napolitană! Vorbește cu firma de transport și cere ambalaj rigid: mapă de carton dur, folie cu bule sau plic securizat. E genul de investiție mică ce poate salva un document mare.

Etichetele sunt ca semnele de circulație pentru curieri – dacă scrie „Confidențial”, „Nu îndoiți” sau „Documente importante”, toată lumea e cu ochii pe colet și îl tratează ca atare. Unele firme oferă etichetele gratuit, altele contra-cost, dar în ambele cazuri merită bifate.

Citeste si:

Românii, pregătiți-vă pentru haosul din Italia!

Nu uita de inamicii invizibili: umezeala și ploaia. Cere un plic impermeabil sau o folie exterioară care să țină actele uscate chiar și dacă afară e cod galben de furtună. Și dacă vrei să fii 100% în siguranță, fă o poză coletului înainte de expediere. Așa, dacă se întâmplă ceva, ai dovada că tu ai făcut tot ce ținea de tine.

3. Optează pentru servicii de tracking și asigurare!

Nimic nu bate liniștea de a ști exact unde e coletul tău. Alege o firmă care îți oferă urmărire în timp real – da, ca în filme, doar că în loc de urmărirea unui suspect, urmărești traseul actelor tale. Vezi când a fost ridicat, unde e în drum și când ajunge la destinație. Tu stai relaxat(ă), ei livrează.

Și pentru că tot vorbim de lucruri serioase, hai să nu ne jucăm cu norocul: asigură coletul. Chiar dacă actele nu valorează milioane, gândește-te cât ar costa să le refaci. Drumul la notar, timpii pierduți, taxele, eventualele întârzieri legale – toate pot fi acoperite cu o poliță de asigurare.

Citeste si:

Visezi la un mijloc de transport rapid și sigur? Descoperă longboard!

Citește cu atenție ce include asigurarea: unele polițe acoperă doar pierderea, altele și deteriorarea. Verifică și în cât timp poți primi despăgubiri dacă apare vreo problemă. Și, desigur, păstrează toate dovezile: chitanțe, AWB, tracking, eventual poza coletului. E ca un mini-dosar, dar te poate salva de multe bătăi de cap.

Când vine vorba de documente notariale, grija la detalii face toată diferența. Alege cu cap firma de transport, împachetează inteligent și nu uita de tracking și asigurare – și gata, ai făcut tot ce ține de tine pentru ca actele tale să ajungă în siguranță la destinație. Iar dacă ai bifat toate cele trei sfaturi de mai sus, poți sta liniștit(ă): misiune îndeplinită!

Despre autor:

Redactia 9AM

Mai multe