In mod ideal, sedintele asigura o buna comunicare si coordonare in cadrul unei firme. Insa daca nu au la baza o strategie buna, ele se pot transforma repede intr-o pierdere de timp. Spre exemplu, se estimeaza ca in SUA fiecare angajat pierde lunar aproximativ 31 de ore in sedinte neproductive, potrivit Forbes. De aceea, e important sa se implementeze masuri astfel incat sedintele sa devina mai scurte si mai productive.

1. Urmareste in scris progresul sedintei

Mare parte din intarzierile dintr-o sedinta sunt cauzate de lipsa de claritate. Atunci cand participantii nu cunosc exact obiectivele si progresul sedintei, vor fi mai multe intarzieri, ezitari si abateri de la subiect. Un mod rapid de a urmari evolutia sedintei este de a folosi o tabla de conferinta. In general, tehnologia ne economiseste timp, dar sedintele fac, de cele mai multe ori, exceptie de la aceasta regula. Daca la o conferinta e mai potrivit un proiector impreuna cu o prezentare pregatita in avans, la o sedinta e mult mai eficient sa notezi informatiile importante cu un astfel de marker pe o tabla de conferinta. Include informatiile esentiale despre sedinta si incearca sa scrii cat mai citet. Daca sedinta e destinata unui proces de brainstorming sau de feedback, atunci poti fotografia tabla la sfarsit, ca sa nu pierzi nicio informatie utila.

2. Informarea participantilor in avans

Unul din rolul sedintelor este ca echipa sa contribuie cu informatii pentru rezolvarea anumitor probleme. Atunci cand deschizi un subiect pe loc, discutia va fi afectata de faptul ca participantii nu au avut timp sa se pregateasca. E recomandat sa impartasesti din timp nu doar faptul ca se va tine o sedinta, dar si obiectivul acesteia. Acesta trebuie exprimat cat mai clar. E mai bine sa il formulezi ca intrebare, decat ca un subiect. Spre exemplu, e preferabil ca in loc sa anunti ca la sedinta se va discuta timpul de asteptare al clientilor, sa intrebi ce masuri ar putea fi luate pentru a scurta timpul de asteptare al clientilor, recomanda Rescue Time.

3. Alegerea cu grija a participantilor

Impartasirea informatiilor in cadrul unei companii e importanta, insa nu ar trebui ignorata forma in care are loc acest proces. Sedintele mari, in care fiecare persoana isi prezinta activitatea, pot fi des intalnite - dar nu sunt nici pe departe eficiente. O conditie a sedintelor productive este numarul redus de participanti. Spre exemplu, Amazon are o regula potrivit careia la o sedinta participa doar un grup care se poate satura din doua pizza. Nu trebuie neaparat sa stabilesti o limita clara de participanti. Ar trebui insa ca la sedinte sa fie prezente doar persoane a caror prezenta are un scop clar. Pastreaza sedintele cat mai mici posibil.

4. Fara multitasking

Una din cauzele principale pentru productivitatea scazuta din cadrul sedintelor este pierderea atentiei participantilor. De aceea, e bine sa actionezi pe doua planuri pentru a ameliora aceasta situatie: eliminarea cauzelor de distragere a atentiei si implementarea unor strategii pentru retinerea atentiei pe subiectul sedintei. O prima masura ar fi eliminarea multitasking-ului, in special printr-o regula impotriva utilizarii telefonului mobil. Anumite studii arata ca o persoana care face multitasking nu indeplineste o sarcina la fel de repede; de fapt, aceasta are nevoie cu 50% mai mult timp.

Totodata, ca sa pastrezi atentia participantilor, limiteaza durata sedintei si nu ii aloca un timp fix. Cu cat trece mai mult timp, cu atat e mai dificil sa pastrezi atentia celor prezenti. Iar atunci cand sedinta are o durata fixa, exista tendinta de a sta in plus, dupa ce scopul sau a fost atins, umpland timp cu activitati si discutii mai putin utile.